POLITYKA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

(„Polityka prywatności”)

spółki ECOMAIL.CZ, s.r.o., IČ: 027 62 943, VAT-UE: CZ02762943 z siedzibą na Zderaze 1275/15, 120 00 Praga 2, Czechy, reprezentowaną przez inż. Jakuba Stupkę, wpisaną do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze, pod numerem KRS C 22318

(„Ecomail”, „my“, „Podmiot przetwarzający”, „Administrator”)

Nie lekceważymy ochrony danych osobowych. Z niniejszej polityki dowiesz się, w jakim celu, z jakiego powodu i w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe. Znajdziesz tu również informacje o swoich prawach w odniesieniu do ochrony danych osobowych.

W przypadku jakichkolwiek dalszych pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych, prosimy o kontakt na adres e-mail pomoc@ecomail.pl lub pocztą tradycyjną na adres naszej siedziby.

1. DEFINICJE

Aby tekst był bardziej przejrzysty, uprościmy jego czytanie za pomocą kilku terminów, których używamy w niniejszej Polityce prywatności:

Aplikacja	to softwarowa usługa zawierająca w szczególności narzędzia do tworzenia i wysyłania newsletterów, łączenia się z SMS-ami, kampaniami na Facebooku lub innymi usługami internetowymi, inteligentnego e-mail marketingu poprzez automatyzację i personalizację oraz innych działań związanych z e-mail marketingiem, dostępna na stronach internetowych https://www.ecomail.cz,/ https://www.ecomail.pl i/lub https://www.ecomail.app/;
RODO	Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679;
CCPA	kalifornijskiej ustawa o ochronie danych osobowych 2018 r. (California Consumer Privacy Act of 2018;
EOG	Europejski Obszar Gospodarczy;
Komunikat handlowy/ Komunikacja handlowa	z reguły wiadomości e-mail lub SMS wysyłane w celu promowania usług;
Dane osobowe	wszelkie informacje o Użytkowniku, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować Użytkownika;
Dane osobowe Odbiorcy	wszelkie informacje o Odbiorcy, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować Odbiorcę; te dane przetwarzamy dla naszego klienta jako podmiot przetwarzający;
Odbiorca	osoba fizyczna, której dotyczą Dane Osobowe Odbiorcy, z reguły będąca klientem Użytkownika;
Usługa	przede wszystkim usługa oprogramowania dostępna jako internetowa platforma marketingowa obsługiwana przez Ecomail, która polega na udostępnieniu za opłatą narzędzi elektronicznych do tworzenia, prowadzenia, wysyłania i zarządzania kampanią komunikacyjną, w szczególności, ale nie wyłącznie, masową wysyłką wiadomości handlowych za pośrednictwem poczty elektronicznej i SMS-ów, z których Użytkownik korzysta w celu dotarcia do swoich Odbiorców w ramach swej strategii komunikacyjnej, a także w celu monitorowania i rejestrowania wyników kampanii komunikacyjnej, w formie elektronicznej za pośrednictwem Internetu;
Umowa	umowa o świadczenie Usługi na zasadach określonych Regulaminem Ecomail, która zostaje zawarta pomiędzy Ecomail a zarejestrowanym Użytkownikiem, ewentualnie może to być Umowa według indywidualnie uzgodnionych warunków;
Użytkownik / ty	osoba fizyczna, której dotyczą Dane Osobowe, najczęściej Użytkownik (osoba, która podpisała z nami Umowę lub osoba, która następnie utworzyła konto w naszym serwisie i korzysta z Usługi), potencjalny klient, odwiedzający naszą stronę internetową lub uczestnik naszych wydarzeń online lub offline;
Administrator	podmiot (w odniesieniu do danych użytkownika to my), który samodzielnie lub wspólnie z innymi osobami określa cele i sposoby przetwarzania Danych osobowych;
Podmiot przetwarzający	podmiot/y, z których usług korzystamy np. w celu zapewnienia bezpiecznego przechowywania danych lub wysyłki newslettera. W ramach tej współpracy podmioty te mogą przetwarzać dane osobowe przekazane nam przez użytkownika;
Przetwarzanie danych osobowych	upraszczając, chodzi o dowolne postępowanie z danymi osobowymi - niezależnie od tego, czy chodzi o ich przechowywanie, udostępnianie, usuwanie czy zmiany;
Dane osobowe szczególnej kategorii	dane, które uważamy za bardziej wrażliwe. Dotyczą one na przykład pochodzenia etnicznego, orientacji seksualnej, przynależności do związków zawodowych, stanu zdrowia lub wyznania. Dane genetyczne i biometryczne są również uważane dane szczególnej kategorii, jeśli są przetwarzane w celu jednoznacznej identyfikacji osoby fizycznej. My nie przetwarzamy tej kategorii danych osobowych.

Jeśli w niniejszym dokumencie zaistnieją terminy lub sytuacje nieokreślone powyżej, obowiązuje interpretacja określona w Regulaminie Ecomail.

Użytkownicy z Kalifornii. Jeśli Użytkownik znajduje się w stanie Kalifornia, terminy takie jak „Dane osobowe", „Podmiot danych", „Administrator" i „Podmiot przetwarzający" użyte w niniejszej Polityce są równoważne terminom „Personal information", „Consumer", „Business" i „Service provider" zgodnie z CCPA. W związku z CCPA oświadczamy również, że nie sprzedajemy, nie wynajmujemy ani w żaden inny sposób nie ujawniamy Danych osobowych użytkownika w zamian za wynagrodzenie finansowe lub inne. Jeśli w jakikolwiek sposób ujawniamy Dane osobowe użytkownika stronie trzeciej, robimy to w celu świadczenia naszej Usługi lub wypełnienia naszych zobowiązań prawnych i zgodnie z niniejszą polityką prywatności.

2. W JAKI SPOSÓB PODCHODZIMY DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Zachowanie Twej prywatności jest dla nas priorytetem, dlatego żądamy od Ciebie wyłącznie tych Danych Osobowych, które są niezbędne do świadczenia Usługi. Nasza Usługa i jej świadczenie spełnia wszelkie standardy RODO. Jeśli powierzysz nam swoje dane, zobowiązujemy się traktować je zgodnie z odpowiednimi przepisami, które mają do nich zastosowanie (RODO, CCPA itp.). Poniżej informujemy o Twoich prawach w odniesieniu do Danych osobowych.

3. ROLA, JAKĄ ODGRYWAMY W ODNIESIENIU DO DANYCH OSOBOWYCH

W odniesieniu do świadczonej przez nas Usługi możemy znaleźć się zarówno w pozycji Administratora, jak i Podmiotu przetwarzającego w odniesieniu do Danych osobowych.

Kiedy niniejsza polityka ma zastosowanie. Niniejsza Polityka Przetwarzania Danych Osobowych ma zastosowanie wyłącznie do sytuacji, w których jesteśmy Administratorem, chyba że w treści Polityki określono inaczej. Należy pamiętać, że niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych naszych Użytkowników, a nie Odbiorców.

A. ECOMAIL JAKO ADMINISTRATOR

Kiedy Ecomail jest Administratorem? W odniesieniu do Użytkowników jesteśmy Administratorem Danych Osobowych. Użytkownik powierzył nam pewne informacje o sobie (np. imię i nazwisko oraz adres e-mail), abyśmy mogli na przykład utworzyć/zarejestrować dla niego konto. Przegląd przetwarzanych przez nas danych osobowych, w tym powody ich przetwarzania, można znaleźć poniżej. W razie jakichkolwiek niejasności prosimy o kontakt pod adres pomoc@ecomail.pl.

Inne podmioty przetwarzające. Aby zapewnić najwyższą jakość naszej Usługi, korzystamy w tym celu z usług innych podmiotów. Ze wszystkimi z nich zawarliśmy niezbędne umowy i wymagamy najwyższego możliwego poziomu ochrony i bezpieczeństwa Danych osobowych. Wszystkie nasze podmioty przetwarzające dane można znaleźć w artykule nr 9 niniejszej Polityki prywatności.

B. ECOMAIL JAKO PODMIOT PRZETWARZAJĄCY

Kiedy Ecomail jest podmiotem przetwarzającym? Świadczymy Usługę, której celem jest wysyłanie Komunikatów handlowych lub innych informacji do Twoich klientów (Odbiorców). W odniesieniu do Odbiorców możemy być podmiotem przetwarzającym Dane osobowe. Jeśli przetwarzamy Dane Osobowe Odbiorców, robimy to w imieniu Użytkownika wyłącznie jako podmiot przetwarzający i zgodnie z jego instrukcjami (tj. instrukcjami Użytkownika). Ochrona Danych Osobowych oraz wynikające z niej prawa i obowiązki są w tym przypadku regulowane przez Umowę Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych (UPPDO), która stanowi załącznik nr 1 Regulaminu świadczenia Usługi Ecomail.

Jeśli Użytkownik jest Odbiorcą Komunikacji Handlowej od jednego z naszych klientów, zalecamy uważne zapoznanie się z jego dokumentacją dotyczącą przetwarzania Danych Osobowych Odbiorców. Powinna ona zawierać informacje o tym, w jaki sposób dany klient gromadzi i wykorzystuje informacje o Tobie (Odbiorcy). Jeśli nasz klient przekazał nam Dane osobowe odbiorcy i chcesz skorzystać z jakichkolwiek praw, powinien skontaktować się bezpośrednio z odpowiednim klientem. Nasi pracownicy mają ograniczone możliwości dostępu do Danych Osobowych Odbiorcy. Jeśli mimo to chcesz złożyć wniosek dotyczący wykonania praw w odniesieniu do Danych osobowych odbiorcy bezpośrednio do Ecomail, prosimy również o podanie nazwy naszego klienta. Przekażemy wniosek do tego klienta tak szybko, jak to możliwe.

Inne podmioty przetwarzające dane. Korzystamy z usług innych podmiotów w celu świadczenia Usługi. Jeśli znajdziemy się w sytuacji podmiotu przetwarzającego Dane Osobowe, możemy korzystać z usług innych podwykonawców przetwarzania zgodnie z Umową o Przetwarzaniu Danych Osobowych (UPPDO), która stanowi załącznik do Regulaminu świadczenia Usługi Ecomail. My i nasze podmioty przetwarzające mamy bardzo ograniczony dostęp do danych przechowywanych w systemie, tj. danych klientów, chociaż zapewniamy, że nasze podmioty przetwarzające są zobowiązane do zapewnienia takiego samego poziomu ochrony danych osobowych, jaki zapewniamy my.

4. JAKIE DANE OSOBOWE UŻYTKOWNIKA PRZETWARZAMY?

Jak przetwarzamy dane osobowe? Przetwarzamy Dane Osobowe wyłącznie w zakresie niezbędnym do osiągnięcia celu, dla którego dane zostały zebrane, a podczas ich przetwarzania przestrzegamy technicznych i organizacyjnych zasad bezpieczeństwa. Przetwarzanie Danych Osobowych odbywa się w sposób zautomatyzowany, ale nie profilujemy Użytkowników ani Odbiorców. Konkretne cele przetwarzania danych oraz kategorie Danych Osobowych, które przetwarzamy w każdym celu, zostały określone poniżej.

→ Imię i nazwisko → Dane kontaktowe (zwłaszcza adres e-mail, numer telefonu) i inne dane, które Użytkownik dobrowolnie podaje w interfejsie użytkownika.	→ Nazwa i login do konta użytkownika oraz zachowanie na koncie użytkownika (w szczególności dane wpisane przez Użytkownika na koncie użytkownika, czas rejestracji, data ostatniej aktualizacji profilu)
→ Ilość adresów e-mail (Odbiorców) w bazie danych	→ Informacje zawarte w zapytaniu przesłanym przez klienta lub inną osobę
→ Dane do faktury i dane bankowe (dane niezbędne do prowadzenia księgowości i przetworzenia płatności)	→ Informacje przekazywane nam przez użytkownika w ramach komunikacji z nami (w szczególności pytania użytkownika i odpowiedzi na nie, komunikacja z użytkownikiem)
→ Komentarze zamieszczane przez Użytkownika w naszych mediach społecznościowych (w szczególności Instagram, Facebook, LinkedIn), a także nazwa profilu (pseudonim) użytkownika w tych mediach społecznościowych oraz publicznie dostępne informacje w profilach użytkownika	→ Pliki cookie i adres IP, dane dotyczące aktywności (w tym informacje o urządzeniu czy systemie operacyjnym) → Dane operacyjne wskazujące głównie na wystąpienie błędów Aplikacji (czas i miejsce wystąpienia błędu)

Dane osobowe szczególnej kategorii. Nie przetwarzamy żadnych wrażliwych danych osobowych użytkownika.

5. W JAKICH PRZYPADKACH PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE I W JAKI SPOSÓB?

Przetwarzamy dane osobowe użytkownika, jeśli jest on użytkownikiem naszej witryny internetowej lub naszym klientem. Przetwarzamy Dane Osobowe użytkownika wyłącznie przez niezbędny okres, przy czym okres ten może różnić się w zależności od przepisów obowiązujących w miejscu, w którym świadczymy Usługi na rzecz użytkownika. W związku z tym informacje na temat czasu przetwarzania mają jedynie charakter orientacyjny.

1. UŻYTKOWNICY NASZEJ STRONY INTERNETOWEJ

Jeśli użytkownik odwiedzi naszą witrynę internetową, przetwarzamy jego dane osobowe w celach określonych w niniejszej tabeli.

Dlaczego?	Jakie dane?	W jaki sposób?	Przez jaki okres?
**Odwiedziny strony internetowej. **Zapewnienie podstawowych funkcji naszej strony internetowej, analityki, ulepszania naszych usług i naszego promowania. Możesz ustawić swoje preferencje za pomocą pasku plików cookie.	Informacje o tym, kiedy i w jaki sposób użytkownik odwiedza i przegląda naszą witrynę, mogą obejmować. Jeśli odwiedzisz naszą witrynę na urządzeniu mobilnym, możemy również przetwarzać dane dotyczące tego urządzenia..	Pliki cookie lub inne technologie służące do monitorowania zachowania Użytkownika.	Czas przetwarzania różni się w zależności od rodzaju pliku cookie. Niektóre przetwarzają dane tylko odnośnie sesji (wizyty strony), inne dłużej.
**Wysłanie zapytania. **W każdej chwili możesz skontaktować się z nami i zadać nam pytanie. Możesz skontaktować się z nami za pośrednictwem formularza kontaktowego na naszej stronie internetowej, pocztą elektroniczną lub na czacie.	Imię, nazwisko, adres e-mail, telefon i inne dane osobowe, które nam przekazujesz.	Przetwarzamy dane osobowe niezbędne do obsługi zapytania. Komunikacja odbywa się telefonicznie, pocztą elektroniczną lub na czacie online. Jeśli do Ciebie zadzwonimy, rozmowy są nagrywane.	Zamknięte zapytania są regularnie usuwane, ale nie później niż 3 lata po zadaniu zapytania.
Webinar. Organizujemy webinary. Przetwarzamy Twoje dane osobowe, które podajesz w formularzu zapisu.	E-mail, imię i nazwisko. Możesz przekazać nam pewne dane osobowe podczas webinaru. Należy pamiętać, że w przypadku niektórych z takich wydarzeń możemy wykonywać nagrania foto lub wideo.	Możesz zapisać się na webinar, wypełniając formularz. Następnie skontaktujemy się z Tobą w celu przekazania dalszych informacji.	Dane są przetwarzane przez 6 miesięcy po webinarium.
**Wysyłka komunikatów handlowych (marketing bezpośredni). **Zapisałeś się do naszego Newslettera. Jeśli nie chcesz już go otrzymywać, możesz wypisać się w stopce wiadomości e-mail.	Imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail.	Wysyłamy regularnie newsletter, aby poinformować Cię o naszych usługach i nowościach.	Dane są przetwarzane przez okres 2 lat od ostatniego aktywnego wyświetlenia newslettera, chyba że zrezygnujesz z subskrypcji wcześniej.
Wysyłka dziennika zmian (changelog) Ecomail. Zapisałeś się, by otrzymywać nasz dziennik zmian Ecomail. Jeśli nie chcesz już otrzymywać tych wiadomości, wypisz się z subskrypcji za pomocą linku w stope każdej z naszych wiadomości.	Adres e-mail.	Wysyłamy regularne aktualizacje i ulepszenia Aplikacji..	Dane są przetwarzane przez okres 2 lat od ostatniego aktywnego wyświetlenia wiadomości, chyba że zrezygnujesz z subskrypcji wcześniej.
Blog, media społecznościowe, konkursy i inne akcje. Pamiętaj, proszę, że wszelkie informacje umieszczone w komentarzu na naszym blogu mogą być przeglądane przez wszystkich. Możemy przeprowadzać ankiety, konkursy lub inne promocje czy akcje na naszej stronie internetowej lub w mediach, wliczając konkursy organizowane w formie losowania. Biorąc udział w konkursie uczestnik wyraża zgodę na otrzymywanie informacji handlowych.	Imię i nazwisko, adres, data urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, nazwa użytkownika i podobne dane	Wszelkie informacje, komunikaty lub materiały przekazywane w mediach społecznościowych są również przekazywane zgodnie z polityką prywatności tych platform.	Twoje komentarze naszych postów przechowujemy tak długo, jak długo są one opublikowane na naszym profilu, chyba że wcześniej poprosisz nas o usunięcie Twojego komentarza na naszym blogu. W przypadku konkursów dane są przetwarzane przez 2 lata od zakończenia konkursu, chyba że wcześniej wycofasz swoją zgodę.

2. KLIENCI

Jeśli zdecydujesz się korzystać z naszych Usług lub chcesz je najpierw wypróbować, utworzymy dla Ciebie konto użytkownika. Będziemy przetwarzać dane osobowe użytkownika w zakresie niezbędnym do świadczenia Ci Usługi zgodnie z Regulaminem Ecomail.

Dlaczego?	Jakie dane?	W jaki sposób?	Przez jaki okres?
Odwiedziny strony internetowej. Zapewnienie podstawowych funkcji naszej strony internetowej, analityki, ulepszania naszych usług i naszego promowania. Możesz ustawić swoje preferencje za pomocą pasku plików cookie.	Informacje o tym, kiedy i w jaki sposób użytkownik odwiedza i przegląda naszą witrynę, mogą obejmować. Jeśli odwiedzisz naszą witrynę na urządzeniu mobilnym, możemy również przetwarzać dane dotyczące tego urządzenia..	Pliki cookie lub inne technologie służące do monitorowania zachowania Użytkownika.	Czas przetwarzania różni się w zależności od rodzaju pliku cookie. Niektóre przetwarzają dane tylko odnośnie sesji (wizyty strony), inne dłużej.
Zawarcie Umowy. Aby w pełni korzystać z Usługi, użytkownik musi najpierw zawrzeć z nami Umowę.	W celu zawarcia Umowy będziemy potrzebować Twe imię, nazwisko i adres e-mail, ewentualnie inne informacje.	Użytkownik przekazuje nam te informacje wypełniając formularz rejestracyjny i tworząc konto użytkownika lub komunikując z nami w celu podpisania Umowy.	Dane są przetwarzane przez okres trwania Umowy, a następnie przez okres 4 lat od jej zakończenia.
Aplikacja. Możemy otrzymywać informacje o tym, jak i kiedy użytkownik korzysta z Aplikacji. Przetwarzamy również dane związane z bezpieczeństwem Aplikacji. Jeśli odwiedzasz naszą stronę internetową lub korzystasz z Aplikacji, może wystąpić sytuacja, w której dostęp do określonego miejsca może być nieautoryzowany lub wywołać zakłócenie czy błędy (incydent).	Informacje te mogą obejmować na przykład adres IP użytkownika, czas, datę, używaną przeglądarkę i działania podjęte przez użytkownika w Aplikacji, a także treści wgrane przez użytkownika do Aplikacji.	Możemy przechowywać zgromadzone przez nas informacje w protokołach komunikacyjnych lub innych typach plików powiązanych z kontem użytkownika i łączyć je z innymi gromadzonymi przez nas informacjami o użytkowniku.	Na czas trwania stosunku umownego Użytkownika z nami.
Konto użytkownika. Jeśli użytkownik zawarł z nami Umowę, utworzymy dla niego konto użytkownika. W ramach Konta Użytkownika użytkownik może zezwolić określonej liczbie osób na dostęp do Usługi.	Dane wprowadzone podczas rejestracji lub w Umowie, w szczególności adres e-mail i inne dane kontaktowe (patrz wyżej). Zakres przetwarzania Danych Osobowych może się różnić w zależności od tego, jakie Dane Osobowe podajesz na swoim koncie użytkownika i z jakich funkcji Usługi korzystasz.	Użytkownik przekazuje nam te informacje podczas tworzenia konta użytkownika lub jego aktualizacji.	Dane są przetwarzane przez okres trwania Umowy, a następnie przez okres 4 lat od jej zakończenia.
Organizujemy szkolenia, seminaria, webinaria i warsztaty. Przetwarzamy Twoje dane osobowe, które podajesz w formularzu oraz w trakcie trwania wydarzenia.	E-mail, imię i nazwisko. Użytkownik może przekazać nam pewne dane osobowe podczas webinaru. Należy pamiętać, że możemy nagrywać wideo lub robić zdjęcia podczas niektórych z tych wydarzeń. Staramy się być jak najbardziej anonimowi, więc nie będziemy umieszczać imion i nazwisk ani innych danych na zdjęciach lub nagraniach wideo, chyba że użytkownik wyrazi na to zgodę (np. w wypadku referencji). Osoby, które nie życzą sobie umieszczenia ich na zdjęciach lub nagraniach wideo, proszone są o kontakt przed wydarzeniem pod adresem pomoc@ecomail.pl lub osobiście na wydarzeniu.	Do webinarium możesz zapisać się wypełniając formularz. Następnie skontaktujemy się z Tobą w celu przekazania dalszych informacji.	Dane są przetwarzane przez okres obowiązywania Umowy, a następnie przez okres 4 lat od jej zakończenia. Nagrania z wydarzeń są przechowywane przez 6 miesięcy po wydarzeniu.
Komunikacja ze wsparciem technicznym, wnioski i skargi. Możesz wysłać nam zapytanie pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem strony internetowej.	Imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, konto użytkownika.	W celu rozpatrzenia zapytania, wniosku lub skargi przetwarzamy dane osobowe niezbędne do ich rozpatrzenia. Komunikacja z obsługą klienta odbywa się telefonicznie, pocztą elektroniczną lub bezpośrednio na naszej stronie internetowej czy w Aplikacji. Rozmowy telefoniczne prowadzone przez system są nagrywane.	Zamknięte zapytania i skargi zostają regularnie usuwane, ale nie później niż 3 lata po złożeniu zapytania lub skargi.
Marketing bezpośredni, zwłaszcza wysyłanie komunikatów handlowych. Jeśli użytkownik korzysta z naszych Usług lub subskrybuje nasze Usługi, będziemy wysyłać mu newsletter. Jeśli użytkownik nie chce już go otrzymywać, może wypisać się z subskrypcji w stopce wiadomości e-mail.	Imię, nazwisko, numer telefonu i adres e-mail.	Wysyłamy newsletter, aby informować o naszych usługach i nowościach.	Dane są przetwarzane przez okres 2 lat od ostatniego aktywnego wyświetlenia newslettera, chyba że zrezygnujesz z subskrypcji wcześniej.
Wysyłka dziennika zmian (changelog) Ecomail. Zapisałeś się, by otrzymywać nasz dziennik zmian Ecomail. Jeśli nie chcesz już otrzymywać tych wiadomości, wypisz się z subskrypcji za pomocą linku w stope każdej z naszych wiadomości.	Adres e-mail.	Będziemy wysyłać użytkownikowi regularne aktualizacje i ulepszenia aplikacji.	Dane są przetwarzane przez okres 2 lat od ostatniego aktywnego wyświetlenia newslettera, chyba że zrezygnujesz z subskrypcji wcześniej.
Blog, media społecznościowe, konkursy i inne akcje. Pamiętaj, proszę, że wszelkie informacje umieszczone w komentarzu na naszym blogu mogą być przeglądane przez wszystkich. Możemy przeprowadzać ankiety, konkursy lub inne promocje czy akcje na naszej stronie internetowej lub w mediach,wliczając konkursy organizowane w formie losowania. Biorąc udział w konkursie uczestnik wyraża zgodę na otrzymywanie informacji handlowych.	Imię i nazwisko, adres, data urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, nazwa użytkownika i podobne dane	Wszelkie informacje, komunikaty lub materiały przekazywane w mediach społecznościowych są również przekazywane zgodnie z polityką prywatności tych platform.	Twoje komentarze naszych postów przechowujemy tak długo, jak długo są one opublikowane na naszym profilu, chyba że wcześniej poprosisz nas o usunięcie Twojego komentarza na naszym blogu. W przypadku konkursów dane są przetwarzane przez 2 lata od zakończenia konkursu, chyba że wcześniej wycofasz swoją zgodę.
Księgowość. Za świadczenie Usługi przyjmujemy Wynagrodzenie i wystawiamy użytkownikowi dokumenty księgowe i podatkowe, które następnie archiwizujemy i z którymi dalej pracujemy w celu prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i zapewnienia zgodności z obowiązkami prawnymi. W przypadku przekazania nam danych karty kredytowej, nie mamy dostępu do pełnych danych użytkownika. Wiemy tylko, że płacisz kartą, a dane karty są przetwarzane przez odbiorców tych danych, którzy przetwarzają płatność dla nas.	Dane do faktury - imię, nazwisko, adres e-mail, adres rozliczeniowy lub inne dane identyfikujące Użytkownika oraz szczegóły wykonania Umowy.	Po wypełnieniu danych dotyczących płatności w profilu, zapisujemy te informacje w celu wystawienia faktury.	Mamy prawny obowiązek archiwizowania lub przechowywania odpowiednich dokumentów, przy czym okres ten zależy od wymogów prawnych (od 3 do 10 lat).
Przesyłanie informacji związanych z realizacją Umowy. Obejmuje to nowe funkcje, planowane przestoje, zmiany w cenniku itp. Czasami użytkownik może również otrzymać taką wiadomość e-mail od naszego podwykonawcy - zazwyczaj może to być platforma, której używamy do administrowania szkoleniami lub webinariami, w przypadku których musimy dostarczyć użytkownikowi powiadomienie o rozpoczęciu lub postępie takiego wydarzenia.	Imię, nazwisko, adres e-mail, adres rozliczeniowy lub inne dane identyfikacyjne Użytkownika oraz szczegóły wykonania Umowy.	Przetwarzamy również dane osobowe użytkownika w celu przesyłania mu informacji dotyczących naszego stosunku umownego. Może to obejmować zmiany warunków świadczenia usług lub cennika.	Dane są przetwarzane przez czas trwania stosunku umownego, a następnie przez okres 4 lat od zakończenia Umowy.
Przetworzenie wniosku o przesłanie kopii zapasowej danych. Rozumiemy, że dane Użytkownika są bardzo cenne, dlatego regularnie tworzymy ich kopie zapasowe. Kopie zapasowe możemy wysłać Użytkownikowi na żądanie. W tym celu będziemy musieli zweryfikować dane kontaktowe użytkownika oraz, w razie potrzeby, jego tożsamość.	Imię, nazwisko, konto użytkownika.	Na podstawie wniosku użytkownika eksportujemy dane z kopii zapasowej i wyślemy je do użytkownika.	Dane są przetwarzane przez czas trwania stosunku umownego, a następnie przez okres 4 lat od zakończenia Umowy.
Przestrzeganie obowiązków prawnych. W niektórych przypadkach musimy przetwarzać dane osobowe użytkownika w celu wypełnienia obowiązków nałożonych przez prawo.	W szczególności może to obejmować imię, nazwisko, adres e-mail, informacje rozliczeniowe lub inne dane identyfikacyjne Użytkownika.	W takim przypadku przetwarzamy dane osobowe użytkownika w celu zapewnienia przestrzegania obowiązującego prawa (wypełnienie obowiązku prawnego).	Dane osobowe użytkownika są przetwarzane przez okres określony przez obowiązujące przepisy prawa.

3. OSOBY UBIEGAJĄCE SIĘ O PRACĘ

Dlaczego?	Jakie dane?	W jaki sposób?	Przez jaki okres?
Oferty pracy. Na naszej stronie internetowej w sekcji Kariera można znaleźć aktualnie dostępne oferty pracy.	Chodzi o informacje podane w CV. Imię i nazwisko, adres, data urodzenia, numer telefonu, adres e-mail, ewentualnie linki do mediów społecznościowych, szczegóły dotyczące poprzedniego zatrudnienia, wykształcenia, zainteresowań, umiejętności, certyfikatów.	Przyjrzymy się przesłanym nam dokumentom zawierającym dane osobowe i skontaktujemy się z Tobą na ich podstawie.	Na podstawie udzielonej zgody możemy przechowywać dane osobowe osób ubiegających się o pracę przez okres 3 lat. Powodem tego jest fakt, że w przyszłości terminie możemy mieć dla Ciebie interesującą ofertę.

6. NA JAKIEJ PODSTAWIE PRZETWARZAMY DANE OSOBOWE UŻYTKOWNIKÓW?

Legalność przetwarzania danych. Pozyskujemy i przetwarzamy wszystkie Dane Osobowe w sposób zgodny z prawem. Przetwarzamy Dane osobowe:

• na podstawie zgody użytkownika (np. w przypadku dobrowolnego zapisu do newslettera);
• w celu wykonania Umowy (abyśmy mogli świadczyć Usługę);
• w celu wypełnienia obowiązku prawnego (np. w przypadku nadzoru sprawowanego przez organ kontrolny); oraz
• na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu (np. jeśli użytkownik jest naszym klientem, abyśmy mogli informować go o nowościach).

Jeśli świadczymy Usługę na rzecz użytkownika spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), tytuły prawne do przetwarzania Danych Osobowych mogą się różnić.

7. SPRAWDZENIE TREŚCI WYSYŁANYCH WIADOMOŚCI

Jeśli użytkownik wysyła wiadomość do odbiorcy, jest ona przesyłana przez Internet i administrator serwera może odczytać jej treść. Dlatego należy pamiętać, że poczta e-mail nie jest przeznaczona do wysyłania informacji poufnych, a większość wiadomości e-mail jest dostarczana do "skrzynki odbiorczej" i nie jest w żaden sposób szyfrowana. Nasza Usługa nie jest przystosowana do wysyłki poufnych informacji.

Możemy czasami sprawdzać treść wiadomości naszych Użytkowników, aby upewnić się, że są one zgodne z naszym Regulaminem Ecomail, Kodeksem etycznym i przepisami prawa. W tym celu nasi pracownicy mogą losowo sprawdzać poszczególne kampanie e-mail. Ustanowiony przez nas mechanizm kontroli jest korzystny dla wszystkich naszych Użytkowników, którzy przestrzegają nasz Regulamin Ecomail, ponieważ zmniejsza to ilość niezamówionych wiadomości (spamu) wysyłanych przez nasze serwery i pomaga to utrzymać dostarczalność Twych kampanii na bardzo wysokim poziomie (dobra reputacja i niski wskaźnik spamu) oraz dla tych, którzy przestrzegają obowiązujących przepisów.

8. DZIECI I NIELETNI

Z naszej Usługi mogą korzystać osoby w wieku powyżej 16 lat. Nie przetwarzamy świadomie danych osobowych dzieci i osób niepełnoletnich poniżej tego wieku. Jeśli dowiemy się, że otrzymaliśmy dane osobowe od dziecka bez zgody rodziców lub zgody prawnej, podejmiemy uzasadnione kroki w celu jak najszybszego usunięcia tych informacji.

Zasady niniejszego dokumentu opracowaliśmy w taki sposób, aby były one maksymalnie przejrzyste i zrozumiałe, jednak jeśli masz mniej niż 18 lat, jesteś Użytkownikiem naszej Usługi a niniejsza Polityka Prywatności nie jest dla Ciebie wystarczająco klarowne, skontaktuj się z nami pod adresem pomoc@ecomail.pl.

9. KIM SĄ NASZE PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE?

Inne podmioty przetwarzające. Korzystamy wyłącznie ze zweryfikowanych podmiotów przetwarzających, z którymi zawarliśmy pisemną umowę i którzy zapewniają nam co najmniej takie same gwarancje, jakie my zapewniamy użytkownikowi. Powyżej określiliśmy dane, które mogą być przetwarzane przez Podmioty Przetwarzające, w tym ich cel i tytuł prawny przetwarzania. Korzystamy z usług tych Podmiotów Przetwarzających w charakterze Administratorów, co oznacza, że nie przetwarzają one danych wprowadzanych do systemu w ramach korzystania z Usługi.

Obsługa stron internetowych, blog	Wordpress, Google
Rutynowa analiza ruchu stron internetowych	Google Analytics
Świadczenie Usługi	Amazon, Google, Twilio Inc., SendGrid, MessageBird, CyberPanda, The Apache Software Foundation, Recombee, Seznam.cz, ZooControl, Impact CRM, Attlasian, Vonage
Płatności i księgowość	ABRA Software, PayPal (Braintree), Freelo Bay, Google
Komunikacja z wsparciem technicznym, obsługa zapytań	Google, Freelo Bay, ABRA Software, Intercom
Marketing	Cookiebot, LinkedIn, Facebook, Google, Twitter, Instagram, Youtube
Media społecznościowe	LinkedIn, Facebook, Google, Twitter, Instagram, Youtube
Webinaria, szkolenia i spotkania offline	Demio, Zoom, Amazon, Google
Osoby ubiegające się o pracę	StartupJobs, Google

Google API. Jeśli korzystanie z Usługi wiąże się z przesyłaniem informacji i Danych osobowych z Google API do jakiejkolwiek innej aplikacji, wówczas korzystanie z Usługi będzie podlegać Zasadom świadczenia usług Google API, w tym wymogom dotyczącym ograniczenia korzystania z Usługi.

Obowiązki prawne. Możemy przekazywać Dane Osobowe stronom trzecim oprócz Podmiotów Przetwarzających wymienionych powyżej, jeśli jest to wymagane przez prawo lub w odpowiedzi na zgodne z prawem żądania organów publicznych lub nakaz sądowy w postępowaniu sądowym.

10. JAKIE ŚRODKI PODJĘLIŚMY W CELU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH UŻYTKOWNIKÓW?

Nasi klienci mogą wpłynąć na zakres przetwarzania w ramach świadczenia Usługi, dokonując własnych ustawień na swoim Koncie Użytkownika.

Środki techniczne. Bezpieczeństwo jest dla nas bardzo ważne i stale pracujemy nad zapewnieniem ochrony danych osobowych Użytkowników. Wybierając odpowiednie środki bierzemy pod uwagę zakres przetwarzania, ryzyko przetwarzania lub stan naszej technologii.

• Regularnie tworzymy kopie zapasowe danych;
• Aktualizujemy systemy oprogramowania antywirusowego;
• szyfrujemy dane za pomocą SSL/TLS ("secure sockets layer / transport layer security") dla wszystkich transmisji danych;
• używamy bezpiecznego protokołu https;
• nasze dane na serwerach są szyfrowane;
• opracowujemy technologię z myślą o ochronie danych (privacy by design);
• hasła dostępu do systemów informatycznych (w których przetwarzane są i będą Dane Osobowe) i uprawnienia dostępu są kontrolowane na poziomie jednostki.

Środki organizacyjne. Przyjęliśmy i zobowiązujemy się do przestrzegania następujących środków organizacyjnych:

• Nasi pracownicy i nasi usługodawcy są zobowiązani do zachowania poufności;
• Nasi pracownicy są odpowiednio przeszkoleni, a także przechodzą regularne szkolenia w zakresie RODO i znają zasady bezpiecznej pracy na urządzeniach służbowych;
• W przypadku przechowywania kluczów API usuwamy dane autoryzacyjne;
• Dostęp do wszystkich systemów, w tym systemu informatycznego, jest spersonalizowany i objęty bezpiecznymi hasłami;
• Przechowujemy hasła w oddzielnej lokalizacji (Safe store) w środowisku operacyjnym, w którym rejestrowane są dzienniki, dzięki czemu możemy kontrolować dostęp pracowników do poszczególnych Danych osobowych Użytkownika.

11. MIĘDZYNARODOWE ŚWIADCZENIE USŁUG

Jeśli korzystamy z usług podmiotów przetwarzających dane, które mają siedzibę za granicą, zapewniamy zgodność z wymogami odpowiednich przepisów. W szczególności, w przypadku przekazywania danych z EOG do innych krajów, zapewniamy wysoki standard ochrony Danych Osobowych poprzez standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską ewentualnie równoważne standardowe klauzule umowne dla Wielkiej Brytanii, w przypadku przekazywania danych do krajów, które nie podlegają decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony wydanej przez Komisję Europejską lub lokalnego ustawodawcę.

Kierujemy się standardami RODO, a ochrona danych osobowych jest dla nas bardzo ważna. Świadczymy również nasze Usługi poza rynkiem EOG, więc prawa użytkownika związane z ochroną Danych Osobowych zależą od obowiązujących przepisów, które mają zastosowanie do użytkownika.

1. CALIFORNIA CONSUMER PRIVACY ACT

Jeśli jesteś mieszkańcem Kalifornii, podlegasz CCPA i masz prawo wiedzieć, w jaki sposób postępujemy z Twoimi danymi.

Jakie dane przetwarzamy? Aby świadczyć użytkownikowi nasze Usługi, potrzebujemy jego danych. Jakie to są dane osobowe i w jakim celu je przetwarzamy, określono powyżej. Możemy przechowywać te dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane i tylko tak długo, jak jest to konieczne. Będzie to zależeć od naszych potrzeb biznesowych, prawnych i regulacyjnych, ale zawsze będzie to rozsądny okres czasu.
Jakie są prawa użytkownika? CCPA gwarantuje użytkownikowi następujące prawa:

Prawo do informacji	Użytkownik ma prawo zażądać informacji o tym, jakie dane osobowe gromadzimy, wykorzystujemy, ujawniamy, udostępniamy i sprzedajemy na jego temat, skąd je uzyskaliśmy i w jakim celu je przetwarzamy.
Prawo do usunięcia danych	Użytkownik ma prawo zażądać od nas usunięcia jego Danych osobowych i zażądać tego samego od naszych Podmiotów przetwarzających. Dane użytkownika zostaną usunięte, chyba że będziemy mieć prawny obowiązek ich zachowania lub zastosowanie będzie miał jeden z pozostałych wyjątków.
Prawo do odmowy sprzedaży lub udostępnienia	Użytkownik ma prawo odmówić nam, jako firmie, sprzedaży jego danych. Ponieważ udostępniamy dane osobowe naszym Podmiotom Przetwarzającym, operacja ta może zostać uznana za "sprzedaż danych osobowych zgodnie z CCPA".
Prawo do korekty danych	Użytkownik ma prawo zażądać poprawienia niedokładnych danych osobowych. Użytkownik może poprawić niektóre informacje również na swoim koncie użytkownika.
Prawo do ograniczenia wykorzystywania i ujawniania wrażliwych danych osobowych	Użytkownik może zażądać, abyśmy wykorzystywali jego dane wrażliwe (numer urodzenia, informacje o koncie bankowym itp.) wyłącznie w celu świadczenia mu usług.
Zakaz dyskryminacji	Użytkownik ma prawo do niedyskryminacyjnego traktowania w wyniku korzystania z przysługujących mu praw.

Jak można skorzystać ze swoich praw? Użytkownik może skorzystać ze swoich praw, wysyłając wiadomość e-mail na adres pomoc@ecomail.pl lub drogą pocztową pod adres naszej siedziby.

Możemy wymagać weryfikacji tożsamości użytkownika w celu rozpatrzenia jego wniosku, w zależności od charakteru prawa, o które się ubiega. Jeśli przedstawiciel Użytkownika wykonuje prawa w imieniu użytkownika, będziemy musieli zobaczyć dowód jego upoważnienia do tego. Będziemy również wymagać od przedstawiciela podania swojej tożsamości. Podejmujemy te kroki w celu zapewnienia najwyższego możliwego standardu ochrony danych osobowych użytkownika.

2. RODO I PRAWA UŻYTKOWNIKA ORAZ MOŻLIWOŚĆ ZŁOŻENIA WNIOSKU O OCHRONĘ DANYCH

Jeśli użytkownik znajduje się w EOG, może skorzystać z przysługujących mu praw wynikających z RODO w sposób określony poniżej.

Użytkownik może skorzystać ze swoich praw, wysyłając wiadomość na adres pomoc@ecomail.pl lub drogą pocztową pod adres naszej siedziby.

Jak szybko rozpatrzymy Twoją prośbę? Odpowiemy najpóźniej w ciągu jednego miesiąca. Jeśli przekazanie informacji naruszyłoby prywatność innych osób lub byłoby nieproporcjonalne do ryzyka lub kosztów ich przekazania, możemy nie być w stanie spełnić żądania. W celu jak najszybszego rozpatrzenia wniosku może być konieczne zweryfikowanie tożsamości użytkownika. W przypadku ponownego żądania Administrator będzie uprawniony do pobrania uzasadnionej opłaty za kopię Danych Osobowych.

Prawo dostępu	Potwierdzimy, czy przetwarzamy Twe dane osobowe. Użytkownik ma prawo do uzyskania informacji o celach przetwarzania, kategoriach Danych osobowych, odbiorcach, którym są one ujawniane, czasie trwania przetwarzania. Użytkownik ma prawo wiedzieć, czy jakiekolwiek prawo zostało już wykonane. Warunkiem wstępnym jest również brak negatywnego wpływu na prawa i wolności innych osób i kopii Danych osobowych.
Prawo do korekty danych	Użytkownik ma prawo zażądać poprawienia niedokładnych danych osobowych. Użytkownik może poprawić niektóre informacje również na swoim koncie użytkownika.
Prawo do usunięcia danych	Jeśli nie istnieje inny powód do dalszego przetwarzania danych, usuniemy lub zanonimizujemy dane, o które prosił użytkownik.
Prawo do ograniczenia przetwarzania	Skontaktuj się z nami, jeśli uważasz, że przetwarzamy dane nieprawidłowo. Niezależnie od tego, czy chodzi o powody przetwarzania, czy zakres przetwarzania.
Prawo do powiadomienia o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych	Jeśli złożysz do nas wniosek, poinformujemy Cię o wyniku. Czasami możemy nie być w stanie spełnić żądania (np. jeśli adres e-mail, z którego do nas napisałeś, już nie działa).
Prawo do przenoszenia danych	Na żądanie użytkownika udostępnimy jego dane osobowe, jeśli użytkownik przekazał nam je w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, innemu administratorowi danych.
Prawo do sprzeciwu	Jeśli przetwarzamy Twoje dane na podstawie uzasadnionego interesu (np. wysyłanie newslettera do Użytkowników). Do nas należy udowodnienie naszego uzasadnionego interesu. Jeśli sprzeciw jest uzasadniony, zaprzestaniemy przetwarzania Danych osobowych.
Prawo do wycofania zgody	Jeśli użytkownik zmienił zdanie, prosimy o poinformowanie nas o tym. Przetwarzanie w celach marketingowych i handlowych może zostać odwołane w dowolnym momencie.
Zautomatyzowane indywidualne podejmowanie decyzji, w tym profilowanie	Nie chcesz, aby o Tobie decydował komputer? Szanujemy Twoje prawo, dlatego nie profilujemy swych Użytkowników. Świadczymy Usługę, Twoje Dane Osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

12. PODSUMOWANIE

Niniejsza Polityka Prywatności może zostać zmieniona wyłącznie w formie pisemnej. Użytkownik zostanie o tym poinformowany za pośrednictwem naszej strony internetowej lub Aplikacji. Prosimy zatem o regularne sprawdzanie niniejszej polityki. Dalsze korzystanie z naszej Usługi oznacza akceptację zmian w niniejszej Polityce.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących naszej polityki prywatności prosimy o kontakt pod adresem pomoc@ecomail.pl.

W przypadku niezadowolenia użytkownik może w każdej chwili złożyć skargę lub zażalenie do:

• Urząd Ochrony Danych Osobowych, Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praga 7 - Holešovice (więcej informacji na stronie https://www.uoou.cz/)
• Urząd Ochrony Danych Osobowych Republiki Słowackiej, z siedzibą pod adresem Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Republika Słowacka (więcej informacji na stronie https://dataprotection.gov.sk/uoou/)
• Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, z siedzibą pod adresem Graurheindorfer Straße 153, 53117 Bonn (więcej informacji na stronie https://www.bfdi.bund.de)
• Datenschutzbehörde, z siedzibą pod adresem Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Vienna (więcej informacji na stronie http://www.dsb.gv.at)
• innemu organowi ochrony danych znajdującemu się w miejscu zamieszkania użytkownika.

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia 21 lutego 2025 r.