Klienci skrzynek pocztowych posiadają własny zestaw folderów systemowych. Dzięki nim poczta przychodząca jest automatycznie sortowana, co usprawnia nawigację w zalewie przychodzących wiadomości.

Rozróżniamy foldery:

• Skrzynka odbiorcza (Inbox) - folder na pocztę podstawową, zazwyczaj wiadomości prywatne/jeden-na-jeden, wiadomości transakcyjne dotyczące zamówień itd..

• Poczta masowa (Promocje) - tutaj dostarczane są wiadomości oceniane jako komunikacja biznesowa.

Standardowo to tutaj trafiają newslettery i promocje. Jeśli odbiorcy regularnie otwierają biuletyny, algorytmy klienta pocztowego mogą ostatecznie przenieść wiadomości e-mail do głównej skrzynki odbiorczej. Dzieje się tak również wtedy, gdy kontakt aktywnie przenosi wiadomości e-mail do tego folderu.

• Spam - ten folder zwykle zawiera śmieciowe wiadomości oraz podejrzane lub fałszywe maile. 

Skargi na spam nigdy nie powinny przekraczać 0,1% w stosunku do reszty wysłanych wiadomości - jeśli limit zostanie przekroczony, istnieje ryzyko nieodwracalnego uszkodzenia reputacji domeny wysyłającej. Dlatego warto regularnie monitorować raporty, a jeśli liczba skarg na spam wzrośnie, należy podjąć wczesne działania.  

#1 Popraw stan swojej bazy kontaktów.

Stan listy mailingowej jest kluczem do budowania i utrzymywania doskonałych wyników dostarczalności. Aby zapewnić wysoką jakość kontaktów, upewnij się, że:

• Zapobiegasz przenikaniu fałszywych adresów e-mail do bazy danych, poprzez wprowadzenie potwierdzenia zapisu do newslettera, zwanego procesem podwójnej zgody (double opt-in).

• Segmentuj bazę danych kontaktów

• Daj kontaktom możliwość wyrażenia swoich preferencji - dotyczących częstotliwości lub treści. 

• Staraj się nie przytłaczać swoich kontaktów, ale zamiast tego spersonalizuj mailingi do grup docelowych. 

• Regularnie reaktywuj nieaktywne kontakty i wypisuj z subskrypcji te, które pozostają nieaktywne.

💡WSKAZÓWKA: Wyczyść swoją bazę danych przed pierwszą wysyłką za pomocą funkcji ContactSpotlight w Ecomail.

Na dłuższą metę kontakty, które znają już Ciebie lub Twój projekt przyniosą lepszy współczynnik otwarć, kliknięć i ogólne wyniki. Unikaj publicznie dostępnych baz kontaktów - nieoczekiwane maile przynoszą często więcej zgłoszeń spamu niż dobrych wyników. Oprócz kwestii prawnych, ryzykujesz nieodwracalne uszkodzenie reputacji domeny wysyłającej. 

Zgodnie z RODO możesz wysyłać masowe wiadomości e-mail tylko do kontaktów, od których posiadasz udokumentowaną zgodę lub do aktywnych klientów. RODO w e-mailingu omawiamy bardziej szczegółowo w tym artykule >>.

Komunikacja handlowa to w zasadzie każda wiadomość, która ma na celu promowanie firmy lub produktu, nawet jeśli nie jest to oczywiste na pierwszy rzut oka - mogą to być nawet kartki firmowe na Boże Narodzenie lub różne święta, ponieważ wysyłając je, promujesz wizerunek swojej firmy.

- Petra Stupková, lawyer & founder of Legitas

Jeśli dopiero zaczynasz swoją przygodę z marketingiem e-mailowym, upewnij się, że Twoja baza kontaktów jest w dobrym stanie przed wysłaniem pierwszej kampanii. Wysłanie nawet jednej kampanii do nieaktywnych kontaktów może zrujnować reputację domeny i spowodować, że kolejne wiadomości będą dostarczane jako spam.

#2 Treść robi różnicę.

Wysyłaj swoim kontaktom treści, na które się zapisali i których od Ciebie oczekują. Jeśli obiecałeś wysłać specjalne promocje do swoich kontaktów, upewnij się, że wysyłasz tego typu newsletter. 

Aby uzyskać najlepsze wyniki wysyłania wiadomości e-mail, należy pamiętać o poniższych wskazówkach i zaleceniach:

• Zachowaj maksymalny rozmiar szablonu wynoszący 100 kB. 

• Umieść link do rezygnacji z subskrypcji w stopce wiadomości e-mail. 

• Zamiast załączników umieść dodatkową treść na stronie docelowej i w wiadomości umieść do niej link.

• Emoji używaj z umiarem 🙂⭐, nie używaj CAPS LOCK ani wykrzykników!

• Unikaj wrażliwych treści (np. słów takich jak seks, krypto).

• Przed wysłaniem każdej kampanii wykonaj test antyspanowy.

• Utrzymuj stosunek tekstu do obrazu na poziomie 60:40 (na korzyść tekstu).

• Wysyłaj wiadomości e-mail ze zweryfikowanej domeny trzeciego poziomu.

#3 Rekord DMARC jako gwarancja dostarczalności.

Kiedyś rekordy SPF, DKIM i CNAME wystarczały do pomyślnej weryfikacji domeny wysyłającej. Od lutego 2024 r. gracze e-mailingowi podążają za trendami bezpieczeństwa wyznaczonymi przez Google i Yahoo w postaci dodatkowego rekordu. DMARC to protokół bezpieczeństwa, który chroni domenę przed potencjalnymi nadużyciami - przykładowo w formie phishingu lub spoofingu.

Konfiguracja raportu DMARC zajmuje kilka minut >> Odbywa się to w hostingu, w którym domena wysyłająca ma serwery nazw. W jego ramach można skonfigurować adres e-mail, na który klienci poczty będą wysyłać raporty związane z dostarczalnością wiadomości e-mail. Aby ułatwić ich odczyt przez urządzenie, są one w formacie XML. Zwykłym użytkownikom bardzo trudno jest poruszać się w zalewie danych XML i wyciągać wnioski.

Śledź raporty z DMARCeye 👀

Skorzystaj z DMARCeye, który zbiera te dane automatycznie i wyświetla je w sposób łatwy do odczytania dla każdego użytkownika. Automatycznie zbiera i klasyfikuje raporty DMARC z Google, Yahoo i innych klientów pocztowych. DMARCeye może identyfikować poszczególnych nadawców poprzez adresy IP, takie jak Ecomail i inne narzędzia do wysyłania wiadomości e-mail.

Obecnie DMARCeye jest bezpłatny dla każdego, wypróbuj sam>>

Pokazuje, czy newslettery są prawidłowo podpisane i spełniają warunki dostarczania do skrzynek odbiorczych Google i Yahoo. Więcej funkcji bazujących na sztucznej inteligencji jest aktualnie w przygotowaniu, aby kompleksowo sprawdzać pocztę e-mail użytkowników. Będą one obejmować również spersonalizowane wskazówki, jak reagować na wszelkie problemy.

Jeśli będziemy monitorować raporty uzyskane za pomocą logowania DMARC, możemy uzyskać cenne spostrzeżenia. Otrzymamy globalny obraz ruchu e-mail w naszej domenie. Skąd, dokąd i w jaki sposób przychodzą wiadomości e-mail wysyłane w naszym imieniu..

- Jan Tlapák, CEO of Ecomail.cz

Im wyższa dostarczalność wiadomości e-mail, tym lepsza reputacja domeny wysyłającej, a Twoje mailingi przyniosą lepsze wyniki w dłuższej perspektywie. Zadbaj się o wysoką dostarczalność wiadomości e-mail, a zobaczysz, że się to opłaci. 

1. Ustal przyczynę

Przejrzyj powyższe 3 punkty i spróbuj określić, w jakim momencie Twoja reputacja uległa pogorszeniu. Przyjrzyj się dokładnie konfiguracji domeny, danym kontaktowym i treści wiadomości e-mail i poszukaj przyczyny problemu.

2. Napraw, co się da

W zależności od przyczyny, upewnij się, że pozbyłeś się wszystkiego spośród czynników wymienionych powyżej, co może być powodem pogorszenia się reputacji.

Jeśli problem tkwi w szablonie wiadomości e-mail, upewnij się, że szablon jest prosty, nie używaj zbyt wielu obrazów i zachowaj ostrożność podczas pisania tematu wiadomości e-mail. Przed wysłaniem kolejnej kampanii upewnij się, że korzystasz z testu antyspamowego, aby uniknąć jakichkolwiek problemów.

Jeśli problem dotyczy domeny, upewnij się, że wszystkie niezbędne rekordy DNS zostały poprawnie opublikowane, zgodnie z zaleceniami dostawcy usług pocztowych. Zachęcamy do skontaktowania się z dostawcą, aby potwierdzić, czy niczego nie brakuje.

Jeśli problemem są kontakty, upewnij się, że natychmiast pozbędziesz się nieaktywnych i starych kontaktów. Możesz użyć ContactSpotlight lub podobnego narzędzia do pełnego wyczyszczenia bazy danych.

3. Przetestuj zanim wyślesz

Przed wysłaniem kolejnych kampanii przetestuj je. Najlepiej przetestować wiadomości e-mail, wysyłając ją na zupełnie nowy adres e-mail bez historii, aby zobaczyć, jak wiadomość zachowuje się w surowym środowisku.

Możesz także użyć narzędzi takich jak Mail Tester lub podobnych, aby zobaczyć wyniki.

4. Zacznij powoli

Aby naprawić swoją reputację, zacznij od wysyłania kampanii tylko do ułamka najbardziej aktywnych kontaktów, z konfiguracją domeny i treścią wiadomości e-mail tak doskonałą, jak to tylko możliwe.

Budowanie reputacji domeny wymaga czasu oraz powolnego i stałego podejścia do odbudowy zaufania.

Masz pytania dotyczące reputacji mailingowej? Skontaktuj się z nami pod adresem pomoc@ecomail.pl 📩